電子帳簿保存法って何？どう対応すればいいの？ SU
こんにちは！
コピー機本舗 東京支店のSUです。
2024年1月から始まる「電子帳簿保存法」について、みなさん対応はされてますか？
今日は、まだ対応してない！何すればいいのかわからない！そもそも電子帳簿保存法ってなに？！って方に読んでほしい内容になってます！
■電子帳簿保存法 とは？
帳簿や請求書等の書類について一定の要件を満たしたうえで
全部または一部の電子データによる保存を認める法律です。
つまり要件を満たせば、今までのように紙ではなくデータ保存でいいよというものです。
■電子帳簿保存法の背景について
1998年に制定された法律で、当初は電子データとして作成されたデータの保存を対象とし、
紙の書類をスキャンしての保存は考慮されていませんでした。
それ以降の法改正で、紙の書類をスキャンしての保存が認められたり、
データ保存を認めるための要件が緩和されてきていましたが
今回の法改正で初めて、「電子データで保存しなければならない」という義務の領域が発生したため
企業側で対応しなければならない状況となりました。
■電子帳簿保存法における3つの区分
①電子帳簿等保存（任意）
電子的に作成した帳簿類を一定の要件を満たしたときに、電子データ保存できます。
②スキャナ保存（任意）
紙で受領・作成した書類を一定の要件を満たした上でスキャン、または撮影し、データ保存できます。
③電子取引（義務）
電子的に受領した取引情報を一定の要件のもとデータで保存することが義務付けられます。
→ 真実性と可視性の要件
■どう対応したらいいのか
電子取引の保存要件は、真実性と可視性の2つに対応する必要があります。
①真実性の要件
1～4のいずれかに対応することが必要
1．タイムスタンプが付与された取引情報を受領する
2．取引情報の受領後、最長2ヶ月＋7営業日以内にタイムスタンプを付与する
3．取引情報について、について訂正/削除を行った場合にその記録が残るシステム、
または訂正/削除 ができないシステムを利用する
4．訂正/削除に関する事務処理規定を定め、それに沿った運用をする
②可視性の要件
以下のすべてに対応することが必要
1．自社開発のシステムの場合、システムの概要を記載した関連書類を備え付ける
2．保存場所に、電子計算機・プログラム・ディスプレイおよびプリンタ並びにこれらの
操作説明書を備え付け、ディスプレイの画面および書面で出力できるようにしておく
3．「取引年月日」、「取引金額」、「取引先」で検索できるようにしておく
■クラウド型ストレージサービス Collastorage で対応可能！
こちらのサービスであれば、保存されたデータについてユーザーが訂正/削除等の操作を行った際の
ログを残すことができるため、真実性の要件をクリアすることができます
また、保存時のファイルへの命名ルールも作っておくことで可視性の要件もクリアできます
Collastorageは東芝の複合機と連携することでより便利にお使いいただけます！
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