複合機とクラウドの連携とは？　KK

コピー機本舗の東京支店KKです。

 

複合機とクラウドの連携とは？

複合機とクラウドを連携させることで、従来の複合機の機能を大幅に拡張し、業務の効率化やペーパーレス化を促進できます。

具体的には、以下のようなことが可能になります。

 

• スキャンしたデータをクラウド上に自動保存: 紙の書類をスキャンして、クラウド上のストレージ（Google Drive、OneDriveなど）に自動で保存できます。これにより、紙の書類の保管場所が不要になり、必要なときにどこからでもアクセスできるようになります。
• クラウド上のデータを直接印刷: クラウド上に保存されているデータを、複合機の操作パネルから直接選択して印刷できます。PCを立ち上げることなく、簡単に印刷作業が行えます。
• FAX受信データをクラウド上に保存: FAXを受信したデータを、クラウド上に自動で保存できます。これにより、FAXデータを電子化し、検索や共有が容易になります。
• 複合機の操作履歴をクラウド上で管理: 複合機の利用状況やエラー履歴などをクラウド上で管理できます。これにより、機器のメンテナンスやトラブルシューティングを効率的に行うことができます。

複合機とクラウド連携のメリット

• ペーパーレス化: 紙の書類の削減により、保管スペースの削減や情報管理の効率化が図れます。
• 情報共有の円滑化: クラウド上に保存されたデータを、チームメンバーと簡単に共有できます。
• 生産性の向上: 手作業によるデータ入力や書類の運搬などの作業が削減され、業務効率が向上します。
• セキュリティの強化: クラウド上のデータは、アクセス権限を設定することで、不正アクセスから保護できます。
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複合機とクラウド連携の活用例

• 営業部門: 見積書や契約書などの書類をクラウド上に保存し、営業担当者がどこからでもアクセスできるようにします。
• 人事部門: 従業員の入退社手続きや勤怠管理などのデータをクラウド上で一元管理します。
• 総務部門: 社内文書や会議資料をクラウド上に保存し、社員が自由に閲覧できるようにします。
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複合機を選ぶ際の注意点

 

複合機とクラウドを連携させるためには、以下の点に注意して複合機を選ぶ必要があります。

• クラウドサービスとの連携性: 利用したいクラウドサービスとの連携が可能な機種を選ぶ必要があります。
• セキュリティ機能: クラウド上に保存するデータのセキュリティを確保するため、複合機にセキュリティ機能が搭載されているか確認しましょう。
• 操作性: クラウドとの連携設定が簡単に行える機種を選ぶと良いでしょう。

 

おすすめのクラウドサービス

• Google Drive: Google Workspaceと連携し、ドキュメントの作成・編集・共有がスムーズに行えます。
• OneDrive: Microsoft 365と連携し、ExcelやWordなどのOffice文書との連携が強みです。
• Dropbox: 個人利用からビジネス利用まで幅広く対応しており、ファイルの共有や共同編集が簡単に行えます。

 

まとめ

複合機とクラウドの連携は、業務の効率化やペーパーレス化を実現するための強力なツールです。導入を検討されている方は、自社の業務内容や規模に合わせて最適な複合機とクラウドサービスを選びましょう。

 

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