複合機で受信したFAXをメールに転送する方法　KK

コピー機本舗の東京支店KKです。

 

複合機で受信したFAXをメールに転送することで、ペーパーレス化や業務効率化が期待できます。

設定方法や注意点など、詳しく解説します。

 

設定方法の流れ

1. 複合機の操作パネルから設定メニューへ：

   • 通常、[設定]、[システム設定]、[ネットワーク設定]などのメニューから、FAX転送に関する項目を探します。
   • メーカーや機種によって、メニュー構成が異なる場合があります。

2. メールサーバーの設定：

   • SMTPサーバー：メールを送信するためのサーバー情報（サーバーアドレス、ポート番号、認証情報など）を入力します。
   • POP3サーバー：メールを受信するためのサーバー情報（サーバーアドレス、ポート番号、認証情報など）を入力する場合があります。
   • メールアドレス：転送先のメールアドレスを登録します。

3. 転送設定：

   • 転送条件：すべてのFAXを転送するのか、特定の番号からのFAXのみ転送するのかなどを設定します。
   • 転送形式：PDF、TIFFなどのファイル形式を選択できます。
   • 転送先：複数のメールアドレスを登録することも可能です。

 

設定時の注意点

• ネットワーク環境：複合機がネットワークに正しく接続されているか確認しましょう。
• メールサーバー情報：プロバイダーや企業のメールサーバー情報と照らし合わせて、正しく入力してください。
• セキュリティ：メールアドレスやパスワードなどの情報は、セキュリティに配慮して管理しましょう。
• ファイアウォール：ファイアウォール設定によっては、メール転送がブロックされる場合があります。

 

•  

その他

• クラウドサービス連携：Google DriveやDropboxなどのクラウドサービスと連携し、FAXデータを保存することもできます。
• スマートフォンアプリ：一部の複合機では、専用のスマートフォンアプリを使って、FAXの受信状況を確認したり、設定を変更したりすることができます。

よくある質問

• FAXメールの転送速度が遅い：回線速度やファイルサイズによって転送速度は異なります。
• FAXメールの受信ができない：メールサーバーの設定が間違っている、スパムメールに振り分けられている可能性があります。
• FAXメールの送信に失敗する：ファイル形式が対応していない、ファイルサイズが大きすぎる可能性があります。

 

まとめ

複合機で受信したFAXをメールに転送する設定は、少し複雑に感じるかもしれませんが、一度設定してしまえば、ペーパーレス化や業務効率化に大きく貢献します。

もし、設定中に何か問題が発生した場合には、各メーカーのサポートに問い合わせてみましょう。

 

柏、松戸、船橋、市川、千葉、木更津等はもちろん！

東京都内、神奈川、埼玉、千葉、茨城など全国対応！

 

コピー機のことならコピー機本舗へ！無料相談はこちら！！（リンク：https://copyki-honpo.com/form/）

複合機のことならコピー機本舗へ！無料お見積もりを随時受け付けております。（リンク：https://copyki-honpo.com/form/）