富士フイルム DocuWorks：文書管理を効率化するソリューション KK
コピー機本舗の東京支店KKです。
富士フイルムビジネスイノベーションが提供するDocuWorksは、オフィスにおける文書管理を効率化するためのソフトウェアです。
紙文書だけでなく、電子文書も一元管理できるため、情報共有や検索がスムーズに行えます。
DocuWorksの主な特徴
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多様な文書形式に対応:
- 紙文書のスキャンデータ
- Word、Excel、PDFなどの電子ファイル
- ファクスデータ
- 手書きメモ
- など、さまざまな形式の文書を統一的に管理できます。
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直感的な操作:
- PC上のデスクトップを模倣した「DocuWorks Desk」上で、実際の書類を扱うようにファイルを整理できます。
- ドラッグ＆ドロップなど、直感的な操作でファイルの移動やコピーが可能です。
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高度な検索機能:
- 文書内の文字はもちろん、手書き文字や図形も検索できます。
- フルテキスト検索により、必要な情報を素早く見つけることができます。
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セキュリティ機能:
- 権限設定により、文書へのアクセスを制限できます。
- 電子署名機能により、文書の改ざんを防ぎます。
DocuWorksの構成
DocuWorksは、大きく分けて以下の2つのアプリケーションで構成されています。
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DocuWorks Desk:
- PC上のデスクトップを模倣したインターフェースです。
- さまざまな種類のファイルを「トレイ」と呼ばれるフォルダに分類して管理できます。
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DocuWorks Viewer:
- 文書を閲覧・編集するためのアプリケーションです。
- PDFファイルのような注釈機能や、複数の文書を同時に表示する機能など、さまざまな機能が搭載されています。
DocuWorksの活用シーン
- 部門間の情報共有:
- 共通のDocuWorks Deskを設けることで、部門間の情報共有を円滑に行えます。
- 文書の長期保存:
- 電子化された文書を長期にわたって保存できます。
- ペーパーレス化:
- 紙文書の電子化を促進し、ペーパーレス化に貢献します。
複合機とDocuWorksを連携させることで、紙文書の電子化を効率的に行い、業務の生産性を大幅に向上させることができます。
なぜ複合機とDocuWorksを連携させるのか？
- スキャンした書類を自動でDocuWorks文書に変換: 複合機でスキャンした書類が、自動的にDocuWorksの編集可能な形式に変換されます。手動でのデータ入力や変換作業が不要となり、大幅な時間短縮が可能です。
- 検索性・共有性の向上: DocuWorksの強力な検索機能により、スキャンした文書内の文字をキーワードで検索できます。また、社内共有も容易になり、情報共有が円滑になります。
- セキュリティの強化: 電子化された文書は、パスワード設定やアクセス権限の管理など、より厳密なセキュリティ対策を施すことができます。
- 保管スペースの削減: 紙文書の保管場所が不要になり、オフィススペースの有効活用が可能になります。
DocuWorksと連携可能な複合機
DocuWorksは、さまざまなメーカーの複合機と連携が可能です。
特に、富士フイルムビジネスイノベーションの複合機との連携は、より高度な機能が利用できます。
富士フイルムビジネスイノベーション 複合機 DocuWorks
DocuWorksと複合機の連携方法
連携方法は、複合機の機種やDocuWorksのバージョンによって異なりますが、一般的には以下の手順で行います。
- 複合機のドライバー設定: 複合機にDocuWorks用のドライバーをインストールし、スキャン設定を行います。
- DocuWorks側の設定: DocuWorks側で、複合機からのスキャンデータをどのように処理するかを設定します。
- 連携テスト: 設定内容に誤りがないか、実際にスキャンして確認します。
DocuWorksと複合機の連携でできること
- スキャンした文書の自動分類: ドキュメントの種類や部署ごとに、スキャンした文書を自動で分類し、適切なフォルダに保存できます。
- OCRによるテキスト化: スキャンした画像内の文字をテキスト化し、検索や編集が可能になります。
- 電子署名: 電子署名を付加することで、文書の改ざん防止や承認フローの効率化を実現できます。
- ワークフローとの連携: DocuWorksをワークフローシステムと連携させることで、承認プロセスを自動化し、業務効率をさらに向上させることができます。
まとめ
DocuWorksは、多様な文書を効率的に管理したい企業にとって、非常に有用なツールです。
情報共有の効率化、検索性の向上、セキュリティの強化など、さまざまなメリットをもたらします。
その他
- DocuWorks Viewer Light:
- DocuWorks文書の閲覧に特化した無料のビューアです。
- DocuWorksのライセンス:
- 永続ライセンスとサブスクリプションライセンスの2種類があります。
- 導入規模や利用状況に合わせて、最適なライセンスを選択できます。
新橋、銀座、目黒、汐留、恵比寿、渋谷等はもちろん！
東京都内、新潟、長野、静岡など全国対応！
